Bewaarplicht

Zelfstandigen

Voor zelfstandigen geldt een wettelijke bewaarplicht. Je bent wettelijk verplicht om de basisgegevens van je administratie 7 jaar te bewaren.

De basisgegevens bestaan uit:
• het grootboek
• de debiteuren- en crediteurenadministratie
• de voorraadadministratie
• de in- en verkoopadministratie
• de loonadministratie

Of je de stukken nu digitaal zijn of van papier, de bewaartermijn is hetzelfde. Officieel moeten de gegevens bewaard worden in de vorm waarop je ze hebt ontvangen. Wat je digitaal hebt ontvangen, dus digitaal en wat je op papier hebt ontvangen, moet je op papier bewaren.
Doordat kassabonnen kunnen vervagen is het handig om ze te digitaliseren, of te kopiëren en ze óók op die manier te bewaren.

De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. Je moet ervoor zorgen dat deze programma’s en bestanden tijdens een eventuele controle gebruikt kunnen worden. Met het alleen bewaren van een geprinte versie van bestanden voldoe je niet aan de bewaarplicht.
Ook nadat een onderneming eindigt moet je de administratie volgens de wettelijke bewaarplicht bewaren, zodat een eindcontrole mogelijk is.

Uitzonderingen

In verband met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet je de gegevens van onroerende zaken 10 jaar bewaren.

Particulieren

Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht. Toch is het handig om als particulier je administratie 5 jaar te bewaren, omdat de belastingdienst tot 5 jaar terug naheffingen mag doen. Dan beschik je in ieder geval nog over bewijsstukken mocht je het niet eens zijn met een navordering.